HR и подбор персонала: резюме кандидата — это персональные данные, и вот что с этим делать

Отдел кадров и рекрутинг работают с персональными данными каждый день, но осознают это реже всех. Резюме, анкеты, тесты, копии документов — всё это персональные данные соискателей и сотрудников, причём иногда весьма чувствительные. А хранятся они часто «в папке на общем диске у всех на виду».

Почему резюме — это серьёзно

Резюме содержит ФИО, контакты, иногда — фото, дату рождения, семейное положение, а порой и сведения о здоровье. Это персональные данные, а часть — из спецкатегорий. Значит, к ним применимы все требования: основание, согласие, сроки, защита.

Где HR чаще всего нарушает

• Хранят резюме «на будущее» вечно. Кандидат не прошёл — а его данные лежат годами без основания. Нужен срок хранения и согласие именно на такое хранение.
• Форма отклика на сайте без согласия и без ссылки на политику.
• Резюме приходят на зарубежные сервисы — почта или формы не в РФ.
• Доступ к базе кандидатов у всех подряд — а это прямой путь к утечке, в том числе через обиженного сотрудника.

Что нужно сделать

• Согласие соискателя на обработку — на форме отклика и в момент получения резюме.
• Понятный срок хранения резюме непринятых кандидатов и удаление по истечении.
• Форма откликов и база — на российских серверах.
• Ограничение доступа к базе кандидатов.

Соискатель, чьи данные вы храните без спроса, — это потенциальная жалоба в РКН. Особенно обидно получить её от того, кого вы даже не взяли на работу. Проверить форму откликов на сайте можно автопроверкой.