Информационное письмо или уведомление в РКН: в чём разница и что подавать

Операторы часто путают два документа: уведомление об обработке персональных данных и информационное письмо о внесении изменений. Разберём, что есть что и когда какой нужен.

Уведомление об обработке ПД

Это основной документ. Его подаёт оператор до начала обработки данных — заявляет цели, категории, основания и меры защиты. Именно по нему вас включают в реестр операторов. Подаётся один раз при старте обработки — пошагово это здесь.

Информационное письмо об изменениях

Если после подачи что-то поменялось — сменился адрес, добавилась новая цель обработки, изменились категории данных — вы обязаны сообщить об этом. Для этого подаётся информационное письмо о внесении изменений в сведения реестра. Это не новое уведомление, а обновление уже существующей записи — как вносить изменения.

Что подавать в вашем случае

• Вас нет в реестре и вы собираете данные → подавайте уведомление.
• Вы уже в реестре, но изменились сведения → подавайте информационное письмо об изменениях.
• Вы прекратили обработку → подаётся уведомление о прекращении.

Почему это важно не путать

Если вместо обновления подать новое уведомление, в реестре может появиться дубль, а старые неверные сведения останутся. А если изменения не подать вовсе — данные в реестре разойдутся с реальностью, и при проверке это выглядит как недостоверные сведения.

Держите запись в реестре в актуальном состоянии. Проще всего — раз в год сверять её с реальным положением дел: те же цели, тот же адрес, те же меры защиты, что и на самом деле.